6 Bonnes pratiques d’un chef de projet Bâtiment
Gérer un chantier n’est pas aussi évident et il est souvent source de frustration et d’angoisse notamment pour le chef de projet. Gérer les délais, les budgets, les plannings, les équipes, la communication en interne et avec les intervenants externes…constituent des tâches parmi d’autres à perfectionner au quotidien.
Dans cet article, on va se focaliser sur 6 bonnes pratiques nécessaires pour aider le chef de projet BTP à réussir dans sa mission.
1. L’éthique est aussi importante que le chiffre d’affaire annuel !
Il faut reconnaître qu’aujourd’hui, une pression énorme s’exerce sur les participants dans l’opération de construire, quant aux coûts et aux délais : La guerre des prix est de plus en plus ‘’sévère ‘’ et des intérêts dits ‘supérieurs’ poussent très souvent les maîtres d’ouvrages à vouloir construire plus vite, voir trop vite. Dès lors, il serait compréhensible que les chefs de projets, souvent occupés, puissent oublier leurs responsabilités éthiques dans cet océan de tâches infinies.
Néanmoins, il faut toujours garder à l’esprit que la construction d’un bâtiment est opération couteuse, irréversible et implique la vie de plusieurs individus qui sont les futurs utilisateurs.
Un chef de projet ne doit JAMAIS se permettre de mener action qui vise à accélérer le processus, ou à réduire le coût d’une prestation tout en étant au détriment de la sécurité et la qualité de l’ouvrage à construire, Jamais !
Il est vrai que la conjoncture actuelle pousse les gens au delà de leur limite et ne leur permet pas de résister et encore moins de s’opposer aux pratiques de ce genre, sous peine d’être écartés de l’opération, mais croyez moi, cette souffrance est la clé de votre succès à long terme.
2. Etablir des liens agréables avec le comité de pilotage du projet :
Essayer dès la première réunion de chantier :
· De donner une impression positive aux membres de la commission (maitre d’ouvrage, BET, BCT, Laboratoire, OPC, les autres entreprises…) qui vont piloter le projet, car la construction est une industrie collaborative qui nécessite l’implication de tout le monde. Réussir à entretenir de bonnes relations avec ce comité est une condition nécessaire pour réussir le projet.
· Échanger les coordonnées avec tous les membres du comité sans exception (Téléphone et email).
Ces deux actions vont vous permettre de faciliter les échanges et les demandes d’information éventuelles.
Il est important de noter ici que sympathiser avec le comité ne veut absolument pas dire prévoir un budget supplémentaire pour leur payer des repas, hébergements, déplacements, ‘’cadeaux ‘’…, il s’agit de monter à tout le monde que vous êtes une personne coopérative, professionnelle et qui est là pour réussir le projet.
3. Bien gérer la documentation du projet :
3.1. Les données d’entrée :
Avant de commencer les travaux, il faut s’assurer d’avoir la dernière version des plans de la maitrise d’œuvre (format numérique et papier), à savoir :
· Les plans d’architecture validés par le maître d’ouvrage et autorisés par les services concernés,
· Les plans de structure, éventuellement les plans des réseaux DCE (s’il s’agit d’un projet en lot unique). Ces plans qui sont établis par le Bureau d’études doivent êtres validés par le bureau de contrôle du projet.
· Le levé topographique, le cas échéant
· L’étude géotechnique du sol
· La version originale du CPS
NB : il ne faut jamais commencer les travaux avant d’avoir tous ces documents en version papier et numérique quelque soit la nature et le contexte de votre projet. J’ai vécu des expériences où le manque d’un ou plusieurs documents a causé des retards conséquents et des reprises des travaux qui sont totalement assumés par l’entreprise.
3.2. Les données de sortie :
3.2.1.Les plans d’exécution
S’il est demandé à l’entreprise d’établir les plans d’exécution sur la base des plans DCE du BET, le chef de projet veillera à la réalisation de cette prestation idéalement au moment de préparation de chantier. Cette prestation est scindée en deux parties :
3.2.2.La superposition des plans :
Malgré que l’immense majorité des entreprises négligent cette opération, elle est très importante voir vitale à l’ensemble du projet. En effet, les incohérences entre les plans de la maitrise d’œuvre (architecte, BET structure et BET réseaux) ne sont pas visibles dans la phase de conception du projet et chacun assume avoir terminé la mission qu’on lui a confié dans le cadre de son contrat.
Par contre, l’entreprise sera amenée à concrétiser l’ensemble de ces plans et documents dans un projet physique irréversible qui ne tolère pas les incohérences.
Dès lors, et avant de commencer à établir les plans EXE, il faut consacrer un bon moment pour superposer l’ensemble de ces plans, en déceler les incohérences éventuelles et inviter chacun à faire les adaptations nécessaires relatives à son domaine de compétence.
3.2.3.La réalisation des plans EXE et la validation auprès du comité de pilotage (MO, MOD, architecte, BET et BCT) :
Il ne s’agit pas ici de reproduire les plans du BET avec une cartouche différente. L’essentielle de cette opération peut être résumée dans les points suivants :
· Fournir les détails complémentaires de tout élément (plans, coupes et modes d’exécution)
· Indiquer les références techniques des produits ou équipements à mettre en place
· Indiquer toutes les gaines techniques (passages des colonnes montantes, descentes EV, EU EP, désenfumage…) avec leurs dimensions et emplacements réels,
· Indiquer les charges d’exploitation sur chaque planchers ainsi que l’emplacement et le poids des équipements à mettre en place sur les terrasses (pompes à chaleurs, centrales de traitement d’air, chauffe-eau solaires, caissons de désenfumage…)
Après la validation de ces dossiers par le comité, veillez à prévoir des copies en nombre suffisant au niveau du bureau de chantier pour faciliter la vérification des travaux sur place.
3.2.4.La documentation administrative et technique
Il est demandé à l’entreprise au niveau des clauses administratives de fournir une liste de documents, de conventions, d’attestations (formulation de béton, attestations d’assurances, convention avec un laboratoire et un topographe, convenance des matériaux, attestation de stabilité des grues….). Autant que chef de projet, il faut absolument commencer par préparer ces documents le plus tôt possible avant le démarrage physique des travaux.
3.2.5.Les fiches techniques des équipements :
Une des raisons principale qui causent des retards conséquents dans l’achèvement des projets de bâtiments est la livraison des équipements techniques sur chantier. Ceci est dû principalement au retard dans la validation de la documentation technique et les échantillons par le comité du pilotage du projet.
A mon avis, la meilleure façon d’éviter ce problème consiste à :
· Etablir un planning des livraisons de l’ensemble des équipements et matériaux sur chantier
· Vérifier la disponibilité de chaque équipement et matériaux à la date de sa livraison prévisionnelle auprès des fournisseurs.
· Préparer un dossier technique complet de tous ces équipements et matériaux avec les fiches techniques, les fiches de sélection, les attestations et éventuellement des échantillons.
· Soumettre ce dossier à l’approbation du comité de pilotage avant même de commencer les travaux.
· Suivre la validation de ce dossier jusqu’à la validation de l’ensemble de ses éléments.
Il faut savoir que tout retard dans la validation d’un seul élément peut handicaper tout le projet pendant des semaines voir des mois.
La sélection d’une pompe à chaleur, la validation auprès du comité du projet, le lancement de commande, la fabrication, le transport, la livraison sur chantier et la mise en service sont toutes des opérations qui prennent du temps et souvent assujetties à des variables extérieurs. Alors, pensez à gagner du temps et anticiper ces problèmes.
4. Gérer le planning :
Malheureusement, la majorité des entreprises aujourd’hui considèrent le planning des travaux comme un accessoire et une charge supplémentaire sans aucune valeur ajoutée ! Elles se contentent de gérer le projet par intuition et souvent sous la pression du comité du pilotage.
Le planning n’est pas un joli diagramme coloré et collé sur le mur du bureau de chantier, c’est votre indicateur de performance par rapport aux objectifs globaux et partiels de votre projet.
Un bon chef de projet veillera à actualiser son planning de façon hebdomadaire (idéalement) pour vérifier l’atteinte des objectives et s’arrêter sur les problèmes qui surviennent en vue d’en trouver des solutions.
5. Traitez tout le monde avec RESPECT et ayez une bonne relation avec le chef de chantier!
Dans la réalité qu’est ce qu’un chef de chantier ?
Un chef de chantier c’est quelqu’un qui a forgé son expérience à travers l’exercice du métier pendant des années, généralement 10 ans et plus. Il a passé par tous les stades avant de prendre la responsabilité de gérer la construction de tout un chantier.
Si le chef de chantier peut gérer le chantier, c’est quoi mon rôle alors ?
On fait appel à un ingénieur chef de projet pour COMPLETER le travail d’un chef de chantier. En effet, quelqu’un qui a passé toute sa vie à travailler avec ses mains n’est pas souvent qualifié sur le plan intellectuel pour assurer les missions de suivi sur le diagramme de gant, de lecture approfondie des plans, représentation de l’entreprise dans les réunions de coordination, le suivi financier du projet, le plan assurance qualité…c’est pour cette raison qu’on recoure à vous pour palier à ces insuffisances.
Ceci est dit, et en relation avec le chef de chantier, évitez les deux extrêmes suivants :
· Essayer de le dominer, car toute tentative de ce genre va se traduire par une résistance de sa part et de la part de tous le staff qui est sous son contrôle ; après tout vous n’êtes qu’un gamin qui ne sait même pas faire la distinction entre une barre de 12mm et une autre de 14mm !
· Vous laissez dominer par son savoir et son expérience, car c’est vous le responsable sur les coûts et les délais et on va retourner vers vous si les choses tournent mal,
Essayez donc, dans la mesure du possible, de :
· L’éduquer sur votre raison d’exister tout en manifestant de l’estime et du respect à son savoir et son expertise,
· Lui fournir des leçons gratuites sur certaines de vos tâches, il vous en sera reconnaissant
· Profiter de ce contact pour apprendre le métier en profondeur
Ce comportement ne doit se limiter à l’égard du chef de chantier uniquement, mais elle doit être la règle générale avec toute personne sur le chantier, traitez vos collaborateurs avec Respect !
La grandeur d’un grand Homme se mesure par la façon qu’il a de traiter les gens de conditions modeste !
6. Maitrsier les échanges et évitez d’exécuter des instructions verbales !
Tout au long de la vie d’un projet de construction, le chef de projet sera amené à échanger des informations et des documents avec l’ensemble des intervenants du projet.
La règle d’or à adopter quant à ces échanges est d’éviter les raccourcis et les échanges bilatéraux avec ces intervenants, notamment avec la maitrise d’œuvre ; toutes les informations doivent passer par le maitre d’ouvrage (éventuellement le Maitre d’ouvrage délégué et l’OPC) tout en veillant à informer les autres intervenants qui peuvent être concernés par l’information à circuler.
En cas de litige ou le de départ d’une personne qui fait partie du comité de pilotage avant l’achèvement des travaux, ces répertoires seront la base de toute vérification et d’arbitrage.
Les outils technologiques (téléphone, whatsApp, émail) permettent de faciliter les échanges entre les différents collaborateurs, mais rien ne peut remplacer les documents écrits surtout au moment de litige et de demande d’arbitrage. Dès lors, en tant que chef de projet, il ne faut jamais acceptez d’exécuter des instructions verbales par un ou plusieurs membres du comité de pilotage, Toute action doit être sanctionnée par un PV ou un émail officiels qui sera diffusé à l’ensemble des intervenants.